Формат данных XML по стандарту CommerceML (CML) позволит Вам сэкономить время на занесение в 1С сведений о покупке услуг компании АО «РСИЦ». Загрузите в 1С XML-файл и из него сформируется документ «Поступление товаров и услуг», содержащий сведения о приобретенных услугах. Счет-фактуру можно сформировать на основании этого документа.

Подробная инструкция представлена ниже.

1. Подключение внешней обработки

1.1. В случае, если Вы используете информационную базу 1С:Предприятие 8.X c конфигурацией "Бухгалтерия предприятия 2.0", для загрузки документа в формате CommerceML необходимо подключить внешнюю обработку () (см. рисунок 1). Вы можете сделать это двумя способами:

2. Подключить обработку к информационной базе (ИБ) постоянно. Тогда она будет доступна всем (в случае работы по сети) из меню «Сервис» → «Дополнительные отчеты и обработки» → «Дополнительные внешние обработки».

Рисунок 1

• В меню «Сервис» выберите «Дополнительные отчеты и обработки» - «Дополнительные внешние обработки».
• Нажмите кнопку «Добавить». Откроется форма добавления нового элемента справочника.
• В поле «Наименование» укажите название обработки, например «Загрузка данных в формате CommerceML (RU-CENTER Group)».
• Нажмите кнопку выбора файла и укажите путь к файлу обработки загрузки ().
• Нажмите кнопку «ОК».
• Теперь обработка подключена к Вашей информационной базе и находится в справочнике «Дополнительные внешние обработки», и её можно открыть двойным щелчком мыши.

1.2. В случае использования конфигурации "Управление производственным предприятием" (версии 10.3 и выше) и "Управление торговлей" (версии 1.3 и выше) эта обработка уже включена, перейдите к п.2.

2. Формирование документа «Поступление товаров и услуг»

В результате выполненных ниже действий в Вашу 1С будет занесена информация об услугах, приобретенных Вами в АО «РСИЦ».

А) сохраните на свой компьютер XML-файл с данными документа «Поступление товаров и услуг» за нужный Вам период. Файл в формате XML находится в разделе «Отчетные документы» личного кабинета под ссылкой «XML для «1С»».

Нажмите кнопку выбора справа от поля «Имя файла данных» и выберите этот файл (см. рисунок 1). На вопрос «Прочитать данные из файла?» ответьте «ОК». Файл с данными будет прочитан обработкой.

Б) Если обработке удастся определить все соответствия элементов данных файла с данными Вашей информационной базы, то будет задан вопрос «Сохранить данные в информационную базу?». Если ответить «Да», то будет создан новый документ «Поступление товаров и услуг». Перейдите к пункту 3.

В) Если не все соответствия данных будут определены, то будет выведено сообщение: "При загрузке данных программе не удалось автоматически найти объекты ИБ, соответствующие элементам, переданным в файле обмена..." и предложит выполнить сопоставление вручную. В этом случае Вам необходимо выполнить следующее:

• Нажмите «ОК». Откроется форма сопоставления объектов файла и ИБ. В ней имеется несколько закладок, которые соответствуют различным типам объектов (организации, контрагенты, номенклатура и т.д.). Если данные какого-то типа не были сопоставлены, то на соответствующих закладках будут красные восклицательные знаки (см. рисунок 2).

Рисунок 2

• Зайдите на соответствующие закладки и вручную выставите соответствия элементов. Следует учесть, что соответствия контрагентов и организаций ищутся по ИНН, а соответствия номенклатуры - сначала по артикулу, затем по наименованию. Если элемента, который соответствует данным файла, нет в ИБ, то его можно создать автоматически по данным файла, нажав кнопку «Создать по данным из файла».
• При добавлении номенклатуры необходимо отметить галочкой свойство «Услуга» (см. рисунок 3). Так же можно изменить полное и краткое наименования элемента номенклатуры.

Рисунок 3

• На закладке «Счета учёта» желательно добавить счета учета номенклатуры, чтобы при создании документа «Поступление товаров и услуг» эти номера проставлялись автоматически. Например, для услуг могут быть установлены следующие значения: «Счет учёта» - 25 (Общепроизводственные расходы) и «Счет учёта предъявленного НДС» - 19.04 (НДС по приобретённым услугам) (см. рисунок 4).

На заметку: если нижеприведенные рекомендации непонятны для Вас, а настройку нужно сделать, то рекомендую ообратиться к нам - Smart1С.ru . Мы в короткие сроки выполним настройку банк-клиента для любой конфигурации 1С.

Все настройки по обмену с банком в программе 1С:Бухгалтерия 8 размещены на единой форме. Для того чтобы произвести настройку обмена данными по банковскому счету с программой "Клиент-банка", в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) выполните следующие действия:

К сведению - для индивидуальной полноценной работы на рынке торгов рекомендую использовать бесплатную программу Форекс . В программе реализованы графики, есть экономические обзоры рынка, необходимые для анализа и принятия решений.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» для отражения полученной оплаты используется документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции "Оплата от покупателя", а для отражения оплаты документ «Списание с расчетного счета». Все эти документы можно просмотреть, пройдя по вкладке меню - «Банк и касса» - «Банковские выписки».

На этом настройки клиент-банка со стороны Бухгалтерия 3.0 завершены. Остается лишь правильно работать в ней, выполняя обмен – загрузка/выгрузка.

Принцип работы с клиент-банком сводится к следующим действиям:

1. Открываем обработку «Обмен с банком» - «Банк и касса» - «Банковские выписки» - кнопка «Еще» - «Обмен с банком»;
2. При поступлении оплаты от поставщика вы экспортируете файл из клиент-банка в 1С - «Обмен с банком» - «Загрузка выписки из банка» - кнопка «Загрузить» , автоматически появляется документ «Поступление на расчетный счет»;
3. При необходимости оплаты поставщику Вы заводите нового контрагента в справочнике «Контрагенты», вводите у него данные «Банковские счета», далее в программе заводите новый документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику», проводите его, экспортируете этот документ из программы 1С – «Обмен с банком» - «Отправка в банк» - «Выгрузить» и импортируете в Клиент-банке. Таким образом, у Вас будет работать 2-хсторонний обмен: программы 1С и Клиент-банк.

Видео – Клиент банк в 1С 8.3 настройка, выгрузка и загрузка выписок

Применение электронного документооборота (ЭДО) в организации

Для того чтобы понять, что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен, следует знать общий принцип документооборота. А именно:

• Какие первичные документы составляются на предприятии;
• Как происходит обмен этими документами внутри предприятия и со сторонними организациями;
• Кто составляет и проверяет оформление первичных документов;
• У кого есть право подписи документов.

На каждом предприятии разработан индивидуальный график документооборота, который помогает сотрудникам разобраться и определить движение документов.

Впервые ЭДО появился в банковской сфере, затем системы ЭДО стали применяться на многих западных предприятиях. В настоящее время ЭДО широко используется и в России, для оперативного обмена информацией.

ЭДО – это быстрый и качественный обмен различной информацией как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами либо контролирующими органами. Своевременное выявление ошибок и расхождений в расчетах между контрагентами, а также сверка данных покупателя и поставщика с данными ИФНС, позволяет оперативно выявлять расхождения в счетах-фактурах.

Например, при обмене документами с контрагентами с помощью ЭДО, а не с помощью почтовых услуг, предприятием будет сэкономлено не только время оформления документа: печать документа, сбор подписей, оформление конвертов и т.д., но и сократятся затраты на услуги почты.

Документы, обработанные с помощью ЭДО, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет юридическую силу согласно ГК РФ. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая имеет такую же силу, как и документы на бумажных носителях.

Как организовать обмен электронными документами (ЭДО) в 1С 8.3 – пошаговая инструкция

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрена функция, предназначенная для использования ЭДО. Рассмотрим на примере правила настройки и работы с ЭДО в 1С 8.3.

Шаг 1. Настройка электронного документооборота в 1С 8.3

Для работы с ЭДО в 1С 8.3 необходимо сначала настроить программу, а именно:

• Произвести обновления до актуального релиза;
• Заключить договор с оператором связи для передачи электронных данных. Можно с оператором через которого отправляете отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды;
• Получить пароль и логин интернет-поддержки обслуживающей предприятие компании 1С;
• Установить крипто-про на компьютер или получить электронно-цифровую подпись на флеш-носителе.

Внимание! В справочнике «Контрагенты» наименование контрагентов необходимо заполнять по данным ИФНС, для того, чтобы в 1С 8.3 корректно заполнились данные: наименование организации, ИНН/КПП, адрес и код ИФНС.

Для этого заходим в меню «Справочники», где выбираем справочник «Контрагенты»:

В открывшемся списке контрагентов проверяем корректное заполнение данных по всем контрагентам. Для этого наводим курсор на нужного контрагента и кнопкой «Еще» выбираем функцию редактирования «Изменить»:

Открывается карточка контрагента:

Если ИНН контрагента уже внесен в карточку, то нажимаем кнопку «Заполнить по ИНН», после чего происходит автоматическое заполнение сведений о КПП, наименовании и адресе по данным ИФНС.

Адрес обязательно должен быть заполнен не в произвольном формате, а по данным адресного классификатора. Но для этого следует настроить подключение базы 1С к интернету и серверу ИФНС.

Шаг 2. Настройка ЭДО и криптографии

Заходим в раздел “Администрирование” и выбираем функцию “Обмен электронными документами”:

Открывается окно «Настройка обмена электронными документами»:

Для работы с ЭДО в 1С 8.3 следует отметить «галочкой» функции “Электронные подписи” и “Обмен электронными документами с контрагентами”:

Затем следует убедиться, что электронная подпись настроена. Для этого заходим в меню «Настройки электронной подписи и шифрования» на вкладку «Программы», где должен отобразиться установленный ключ. Если ключ не установлен, то следует обратиться к специалистам для его установки:

Шаг 3. Подключить электронный документооборот

Следующим шагом будет подключение к сервису 1С ЭДО. Для этого выбираем функции «Подключиться к сервису 1С ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С Такском»:

При подключении к сервисам ЭДО и ТАКСКОМ, открывается помощник подключения. Следуя подсказкам программы 1С 8.3, проходим этап заполнения:

Далее заходим в настройки ЭДО в 1С 8.3, где открывается автоматически настроенный шаблон для обмена электронными документами с контрагентами. В поле «Организация» необходимо выбрать юридическое лицо, которому хотите отправить приглашение на электронный обмен документами. После этого, нажав на кнопку «Записать и закрыть», выбранному контрагенту автоматически отправится приглашение на подключение к ЭДО:

Для обновления форм ЭДО в 1С 8.3, следует поставить отметку в окошке «Переходить на новые формы автоматически»:

В 1С 8.3 можно настроить расписание обмена электронными документами:

Или смотрите наш видео-урок:

Шаг 4. Работа с ЭДО

При формировании первичных документов в программе 1С Бухгалтерия 8.3, следует учесть, что в меню документа, для которого утверждена форма электронного документооборота, есть кнопка «ЭДО». Все действия с такими первичными документами можно произвести, согласно выбранной команде:

Для просмотра всей информации движения документов по ЭДО, в 1С 8.3 существует функция «Архив ЭДО» в меню «Администрирование»:

В архиве можно просмотреть все совершаемые операции с документами в ЭДО. Используя закладки и меню настроек, в 1С 8.3 можно получить различные отчеты по видам документов и степени их исполнения:

Для работы в текущем режиме с ЭДО в 1С 8.3, следует использовать функцию «Текущие дела ЭДО», которая находится в разделе «Продажи»:

Или в разделе «Покупки»:

Где также можно сформировать необходимые отчеты:

Для обмена произвольными электронными документами с поставщиками или покупателями в 1С 8.3 предназначена функция «Произвольные электронные документы»:

В данном сервисе можно выбрать файл произвольного формата либо установленного формата из открывающегося списка.

Вам часто приходится формировать счёт на оплату для покупателя и отправлять его по почте?

Тогда вам понравится возможность отправлять такие счета (как в прочем и любые другие печатные формы) прямо из 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)! Настроить это несложно.

Заходим в раздел "Администрирование" и открываем пункт "Органайзер" ():

В настройках органайзера выбираем пункт "Настройка системной учетной записи":

Заполняем эти настройки в соответствии с настройками вашей электронной почты:

• Адрес электронной почты - наш e-mail
• Имя отправителя - название нашей организации
• Ставим галку для отправки писем
• Имя пользователя
• Пароль
• Сервер - для почты от google укажем здесь smtp.gmail.com
• Порт - для почты от google укажем здесь 465
• Ставим галку

Переходим на закладку "Получение писем". Мы не планируем получать письма, но заполнить эту закладку 1С требует в любом случае:

• Имя пользователя - для почты от google укажем здесь снова наш e-mail
• Пароль - пароль от нашего почтового ящика
• Сервер - для почты от google укажем здесь pop.gmail.com
• Протокол - для почты от google укажем здесь POP
• Порт - для почты от google укажем здесь 995
• Ставим галку использовать безопасное соединение (SSL)

В примерах выше указаны настройки для почты gmail (от google). Если у вас другая почта (mail, yandex), то ваши настройки (сервер, порт) будут немного другими. Их вы можете уточнить в справочной вашего почтового ящика. В целом эти настройки аналогичны тем, которые приходится делать при настройке почтового клиента (например, the bat).

Наконец, чтобы убедиться, что мы всё правильно настроили нажимаем кнопку "Ещё" и выбираем пункт "Проверить настройки":

Некоторое время спустя появляется сообщение о том, что проверка завершилась успешно:

Отлично! Давайте же наконец отправим наш счёт. Для этого сформируем его печатную форму (из документа счёт на оплату покупателю) и далее вместо привычных "Печать" или "Сохранить" нажмём кнопку "Отправить":

Нас просят выбрать в каком формате отправить этот счёт, указываем "Лист Microsoft Excel 97-2003" и нажимаем кнопку "Выбрать":

Появилась форма отправки письма. Тема, само письмо и счёт приложенный в виде файла уже автоматически сформированы за нас. Для конкретного контрагента и по конкретному счёту. Красота!

Нам осталось лишь вставить адрес покупателя, которому мы хотим отправить письмо и нажать кнопку "Отправить":

Письмо отправлено успешно, о чём свидетельствует сообщение ниже:

Покупателю это письмо придёт вот в таком виде:

Ну а, чтобы не забивать каждый раз адрес почты покупателя в ручную мы можем один раз указать его в карточке контрагента, тогда он будет автоматически подставляться во все письма для него:

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, на новые уроки...

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель

17.05.2017

Как в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 настроить обмен накладными между поставщиком и покупателем, чтобы загружать приходные накладные из расходных накладных поставщика в формате Excel с помощью штатных средств обмена без использования сторонних обработок.

Довольно часто в повседневной работе многих предприятий возникает необходимость загружать данные в приходную накладную из расходной накладной поставщика в формате Excel, которую поставщик например прислал по e-mail.

Автоматический обмен данными между поставщиком и покупателем особенно актуален, когда число элементов, которые необходимо вводить составляет десятки, сотни или даже тысячи, и ручной ввод такого объема данных является довольно трудоемкой работой.

В таких случаях многие заказывают соответствующие обработки у программистов франчайзи 1С или сторонних разработчиков, но это дополнительные расходы и время.

В новой редакции 3.0 типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия" есть встроенный механизм загрузки приходных документов из расходной накладной ТОРГ-12, Акта приемки-сдачи работ (услуг) или УПД поставщика в формате excel или mxl.

Данный вариант обмена документами между контрагентами можно использовать в типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" редакция 3.0, как в локальной версии, установленной на компьютере пользователя, так и в облачной версии 1С:Бухгалтерии .

Рассмотрим на примере процесс загрузки данных в документ "Приходная накладная" типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакции 3.0 (Интерфейс "Такси") из расходной накладной поставщика в формате excel (.xlsx). Если поставщик сохранил свою расходную накладную в формат.xlsx штатным способом из такой же типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакции 3.0, то у пользователей не возникает никаких проблем при загрузке из данного файла приходной накладной.

Имеются исходные данные:

• Типовая конфигурация "Бухгалтерия предприятия", редакция 3.0, которая установлена как у Поставщика, так и у Покупателя.
• Расходная накладная поставщика, созданная в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия. ред.3.0. См.рис 1.
• Необходимо загрузить данные из расходной накладной поставщика в документ «Поступление товаров и услуг» в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия. ред.3.0.

Рис.1 Расходная накладная поставщика.

Для возможности обмена данными должны быть выполнены следующие условия:

• Карточка данного поставщика уже должна существовать в справочнике контрагентов вашей информационной базы, а реквизиты заполнены.
• Все товары, которые будем загружать из расходной накладной поставщика, уже должны существовать в справочнике номенклатуры вашей информационной базы 1С:Бухгалтерия предприятия, ред.3.0. Если в накладной есть новые позиции, которых ещё нет в базе данных, то перед загрузкой накладной необходимо их ввести вручную или в автоматическом режиме. Инструкция по загрузке номенклатуры описана в предыдущей части серии статей "Загрузка в 1С из Excel. Часть 4. Загрузка справочника номенклатуры в "1С:Бухгалтерия предприятия" из прайс-листа в Excel ".
• В справочнике номенклатуры вашей базы данных не должно быть дублирующих элементов с одинаковыми названиями.

Шаг 1. Сохранение расходной накладной в формате Excel.

В расходной накладной нажимаем "Печать" и в выпадающем меню выбираем печатную форму "Товарная накладная (ТОРГ-12)".

Формируется печатная форма товарной накладной.

В панели инструментов нажимаем кнопку с изображением дискеты.

Откроется окно с выбором формата файла, в который необходимо сохранить печатную форму расходной накладной. Выбираем "Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx)".

Сохраняем файл на диске и отправляем его покупателю.

Сохраняем файл с печатной формой расходной, которую прислал поставщик, на своем компьютере.

В пользовательском режиме открываем информационную базу, в которую необходимо загрузить данные.

Раздел "Покупки" > "Поступления (акты, накладные).

Откроется журнал приходных документов. В панели инструментов журнала выбираем "Загрузить" и в выпадающем меню указываем "Из файла".

Откроется стандартное окно проводника, с помощью которого выбираем сохраненный файл расходной накладной поставщика в формате ".xlsx" для загрузки данных в приходную накладную.

Если загрузка данных производится в первый раз, то программа автоматически предложит сопоставить номенклатуру в вашей базе данных с номенклатурой из загружаемого файла, выбрав товарную позицию из вашего справочника номенклатуры для каждого элемента из расходной накладной поставщика.

Если ранее сопоставление справочников уже производилось, то данные будут загружены сразу, при этом автоматически заполняются как реквизиты "шапки" приходной накладной (Поставщик, Покупатель, номер расходной накладной поставщика), так и реквизиты табличной части (Наименование, Цена, Количество, Сумма, Ставка и сумма НДС, Счета учета, ГТД и Страна происхождения).

Проверяем правильность загруженной информации с расходной накладной поставщика и если все сходится, то проводим документ.

Обращаем внимание, что данный вариант обмена предназначен только чтобы упростить и ускорить процесс ввода документов и подобным образом загруженные из файла документы не являются юридически значимыми, поэтому и у покупателя и у продавца должны быть надлежаще оформленные оригиналы документов в бумажном виде.
Если между контрагентами необходимо организовать обмен юридически значимыми электронными документами, которые отменяют необходимость обмена оригиналами документов на бумажных носителях, то необходимо настроить настроить систему электронного документооборота 1С-ЭДО/1С:Такском .

Если у вас все получилось, то лайкаем статью в соцсетях и делимся ссылкой на форумах))).

Желаем успеха!

Продолжение следует...

Компания «Онлайн» 2017,