Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда отправленный на печать документ, распечатывался не в том виде, который ожидали: либо таблица расползлась на несколько листов, либо, наоборот, широкие границы стали причиной печати таблицы, которую невозможно прочитать. Сегодня мы рассмотрим вопросы, касающиеся настройки области печати и отображение только той части таблицы, которую мы хотим увидеть на листе.

Настройки печати

Чтобы открыть настройки печати в Excel, перейдите во вкладку Файл, в левой панели выберите пункт Печать. Слева вы увидите окно с основными настройками и предварительным просмотром документа, который будет отправлен на принтер.

Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку Печать.

Что печатать?

Давайте теперь разберемся с настройками, которые позволяют указать программе, что печатать. Первая опция настроек позволяет сделать выбор из трех пунктов: Напечатать активные листы, Напечатать всю книгу и Напечатать выделенный фрагмент.

Обратите внимание, чтобы распечатать несколько листов рабочей книги, выделите необходимые листы, удерживая клавишу Ctrl, выберите пункт Напечатать активные листы и щелкните кнопку Печать.

При выборе пункта Напечатать выделенный фрагмент , Excel распечатает те ячейки, которые были выделены на момент печати.

Односторонняя / двухсторонняя печать

Некоторые принтеры поддерживают возможность двухсторонней печати, установки которой можно также указать в настройках Excel.

После нескольких экспериментов со своим принтером относительно переворота по длинному краю или короткому, никакой разницы я не увидел, поэтому сделал вывод, что данный выбор на результат выдачи моего принтера не влияет. Рекомендую поэкспериментировать вам со своими принтерами и посмотреть, что получается.

Разобрать по копиям

В Excelприсутствует настройка, позволяющая разобрать / не разбирать по копиям документы при печати нескольких копий одного документа.

В первом случае копии документов будут напечатаны последовательно. Сначала будут распечатаны все страницы первой копии, затем второй, третей и т.д. Во втором, сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем второй, третей и т.д.

Ориентация документа

Вы можете переключаться между книжной ориентацией (больше строк, но меньше столбцов вместится на лист) и альбомной ориентацией (больше столбцов, но меньше строк).

Поля печати

Чтобы настроить поля печати, можно воспользоваться одним из двух способов:

1. Выбрать один из предустановленных размеров полей из списка

2. Вручную настроить поля. Для этого, щелкните в нижнем правом углу окна предварительного просмотра иконку Показать поля. После того, как Excelотобразит поля, перетащите их, как вам необходимо.

Масштабирование

Масштабирование позволяет настраивать размер печатаемых объектов, таким образом, чтобы максимально эффективно использовать пространство листа. Если вы хотите, чтобы вся информация рабочего листа уместилась на одном бумажном листе, выберите Вписать лист на одну страницу. Таким образом, Excelподгонит размер таблицы так, чтобы все строки и столбцы уместились в один лист.

Частностью данной опции является возможность вписать все столбцы или строки на одну страницу. В этом случае Excelбудет преобразовывать размер таблицы таким образом, чтобы вместить распечатываемую область по ширине или высоте на одной странице.

Обратите внимание, что вы можете вручную настроить параметры масштабирования. Для этого щелкните по вкладке Параметры настраиваемого масштабирования. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы во вкладке Страница -> Масштаб, вы можете указать процент масштаба, либо количество страниц для размещения распечатки в ширину или высоту.

Печать примечаний в Excel

Чтобы распечатать примечания, в окне настроек печати, выберите вкладку Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне перейдите во вкладку Лист –> Печать. Напротив поля Примечания выберите одну из трех опций возможности вывода на печать примечаний Excel.

Итог

Сегодня мы рассмотрели основные настройки печати в Ecxel, изучив которые вы сможете делать распечатки максимально эффективно использующие, площадь печатного листа и при этом не теряющие читабельность.

Существует множество вариантов печати книги Excel. Вы можете выбрать какую часть книги печатать, и как расположить информацию на странице.

В этом уроке вы узнаете, как напечатать листы , книги и выбранные ячейки . Также вы узнаете, как подготовить книги для печати, например, изменить ориентацию страницы, масштаб, поля, печать заголовков и разрывы страниц.

В предыдущих версиях программы Excel была функция предварительного просмотра книги, которая позволяла увидеть, как книга будет выглядеть напечатанной. Вы можете заметить, что в Excel 2010 этой функции нет. На самом деле она не исчезла, просто теперь она соединена с окном Печать и образует единую панель, которая находится во всплывающем меню Файл.

Чтобы увидеть панель Печать:

1. Кликните по вкладке Файл, чтобы открыть всплывающее меню.
2. Выберите Печать. Слева будут настройки параметров печати, а справа – панель Предварительного просмотра документа.

1) Кнопка Печать

Когда вы будете готовы печатать книгу, нажмите кнопку Печать.

2) Принтер

Вам может понадобиться выбрать, какой принтер использовать, если ваш компьютер подключен к нескольким печатающим устройствам.

3) Диапазон печати(настройка)

Здесь вы можете выбрать, печатать активные листы, всю книгу или выделенный фрагмент.

4) Разбирать/Не разбирать по копиям

Если вы печатаете несколько копий, то можете выбрать, разбирать листы по копиям или нет.

5) Ориентация

Здесь можно выбрать Книжную или Альбомную ориентацию страницы.

6) Размер бумаги

Здесь можно выбрать размер бумаги, который вы хотите использовать при печати.

7) Поля

Здесь вы можете настроить поля. Это полезно, если часть листа обрезается принтером.

8) Масштаб

Выберите, как разместить ваши листы на печатной странице. Вы можете напечатать лист фактического размера, вписать его в одну страницу или поместить все строки или столбцы на одну страницу.

9) Страница

Кликните по стрелке, чтобы увидеть другую страницу на панели предварительного просмотра.

10) Предварительный просмотр

Позволяет увидеть, как будет выглядеть напечатанная книга.

11) Показать поля/По размеру страницы

Кнопка По размеру страницы находится справа. Нажмите на нее для увеличения и уменьшения изображения на панели предварительного просмотра.

Кнопка Показать поля находится слева от кнопки По размеру страницы. Кликните по ней, чтобы настроить поля книги.

Чтобы напечатать активные листы:

Если в вашей книге несколько листов, то вам придется решить печатать всю книгу или определенные листы. Excel дает возможность напечатать только активные листы. Лист считается активным, если он выбран.

Чтобы напечатать всю книгу:

Чтобы напечатать выделенный фрагмент, или задать область печати:

Печать выделенного фрагмента (иногда называют область печати) позволяет вам выбрать для печати определенные ячейки.

Вы также можете задать область печати заранее на вкладке Разметка страницы. Это приведет к появлению пунктирной линии вокруг выделенного вами фрагмента. Таким образом, вы сможете видеть, какие ячейки попадут на печать, уже во время работы. Чтобы это сделать, просто выделите ячейки, которые хотите напечатать, и выберите команду Область печати на вкладке Разметка страницы.

Чтобы изменить ориентацию страницы:

Измените ориентацию на Книжная, чтобы страница располагалась вертикально, или на Альбомная, чтобы страница располагалась горизонтально. Книжная ориентация полезна, когда нужно поместить на страницу больше строк, а Альбомная – когда больше столбцов.

Чтобы вписать лист на одну страницу:

Чтобы настроить поля на панели предварительного просмотра:

Вам может понадобиться настроить поля на листе, чтобы информация лучше помещалась на странице. Вы можете это сделать на панели предварительного просмотра.

Ранее я уже рассматривал общие принципы печати документов . Сейчас остановлюсь на одной редко используемой особенности, позволяющей выводить на печать только часть документа Word или Excel. Это печать выделенного фрагмента.

Вообще говоря, данная функция есть не только в программах пакета Microsoft Office. К примеру, в обычном Блокноте Windows, да и в других подобных программах, можно печатать часть документа. Тем не менее, рассмотрим данную функцию на примере Word и Excel.

Если же вам нужно обязательно распечатать документ так, чтобы таблица уместилась ровно на лист А4 , то читайте про это в отдельной статье.

Печать выделенного фрагмента

Если вам не требуется выводить на печать весь документ, то можно отпечатать часть документа, выделив его содержимое при помощи мышки.

Сначала просто выделите мышкой ту часть данных, которую требуется вывести на принтер. Затем следует зайти в диалог печати (меню Файл на ленте Word или Excel). На рисунке показан документ Word, в котором требуется отпечатать только второй абзац. Для этого он предварительно выделен мышкой.

В диалоге печати, показанном ниже, следует выбрать пункт "Напечатать выделенный фрагмент". При этом между Word и Excel есть одно отличие: в Word в предварительном просмотре всё равно будет отображаться весь документ , в Excel — только выделенный мышкой фрагмент таблицы. В любом случае не стоит обращать внимание на подобные различия — результат одинаков, то есть на принтер будет выведено только то, что выделили.

Следует отметить, что печать выделенного фрагмента в меню недоступно, если вы ничего не выделяли перед открытием диалога печати. Также не забудьте сбросить выделение, если оно вам больше не нужно.

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Установка области печати в Excel

В Excel, помимо печати выделенного фрагмента таблицы, есть ещё один способ отпечатать только часть листа. Эта функция носит название "задание области печати". Чтобы ей воспользоваться, выделите нужный фрагмент таблицы мышкой, как в предыдущем случае. А вот дальше нужно зайти в раздел "Разметка страницы" на ленте и выбрать в меню "Область печати" пункт Задать.

Результатом этого будет появление на текущем листе пунктирного выделения, соответствующего выделенному мышкой фрагменту таблицы. Обратите внимание, что это выделение не очень заметно, если у таблицы вы установили границы (а так оно обычно и бывает).

Теперь в диалоге печати уже не нужно выбирать печать выделенного фрагмента — до тех пор, пока вы не уберёте заданную область печати, сама она не исчезнет, а печататься будут только выделенная пунктиром часть листа.

Установка распространяется только на текущий лист. Если требуется установить область печати для нескольких листов, то эту операцию нужно проделать для каждого листа. Здесь, кстати, прослеживается аналогия с настройкой печатных полей Excel , которую также нужно выполнять отдельно для каждого листа.

Чтобы отменить область печати, выберите пункт Убрать в том же меню, в котором вы задавали эту область.

Видеоурок по печати выделенного фрагмента в Word и Excel

Во многих программах есть возможность вывести на печать только нужный фрагмент документа. На примере Word и Excel показаны примеры того, как это работает.

Подведём итоги

Вы можете отпечатать часть листа Excel, задав требуемую область печати. Также можно просто выделить часть документа мышкой, а в диалоге печати выбрать печать выделенного диапазона. Последний вариант доступен не только в Excel, но и в Word, а также в большинстве программ, работающих с текстом.

Даже если у вашего домашнего компьютера нет принтера, то вы всё равно можете научиться печатать документы. Функции печати и их особенности обязательно разбираются на моих курсах по Skype (не только Excel , но и других).

Четверг, 17 Октября 2013 г. 13:54 + в цитатник

Существует множество вариантов печати книги Excel. Вы можете выбрать какую часть книги печатать, и как расположить информацию на странице.

Вы узнали как работать с листами в Excel 2010. В этом уроке вы узнаете, как напечатать листы , книги и выбранные ячейки . Также вы узнаете, как подготовить книги для печати, например, изменить ориентацию страницы , масштаб , поля , печать заголовков и разрывы страниц .

Печать

В предыдущих версиях программы Excel была функция Предварительного просмотра книги, которая позволяла увидеть, как книга будет выглядеть напечатанной. Вы можете заметить, что в Excel 2010 этой функции нет. На самом деле она не исчезла, просто теперь она соединена с окном Печать и образует единую панель Печать , которая находится во всплывающем меню Файл.

Чтобы увидеть панель Печать:

1. Кликните по вкладке Файл , чтобы открыть всплывающее меню.
2. Выберите Печать . Появится панель Печать, слева будут настройки параметров печати, а справа - панель Предварительного просмотра документа.

1) Кнопка Печать

Когда вы будете готовы печатать книгу, нажмите кнопку Печать .

2) Принтер

Вам может понадобиться выбрать, какой принтер использовать, если ваш компьютер подключен к нескольким печатающим устройствам.

3) Диапазон печати(настройка)

Здесь вы можете выбрать, печатать активные листы, всю книгу или выделенный фрагмент .

4) Разбирать/Не разбирать по копиям

Если вы печатаете несколько копий, то можете выбрать, разбирать листы по копиям или нет.

5) Ориентация

Здесь можно выбрать Книжную или Альбомную ориентацию страниц.

6) Размер бумаги

Здесь можно выбрать размер бумаги , который вы хотите использовать при печати.

7) Поля

Здесь вы можете настроить поля . Это полезно, если часть листа обрезается принтером.

8) Масштаб

Выберите, как разместить ваши листы на печатной странице. Вы можете напечатать лист фактического размера, вписать его в одну страницу или поместить все строки или столбцы на одну страницу.

9) Страница

Кликните по стрелке, чтобы увидеть другую страницу на панели предварительного просмотра .

10) Предварительный просмотр

Позволяет увидеть, как будет выглядеть напечатанная книга.

11) Показать поля/По размеру страницы

Кнопка По размеру страницы находится справа. Нажмите на нее для увеличения и уменьшения изображения на панели предварительного просмотра.

Кнопка Показать поля находится слева от кнопки По размеру страницы . Кликните по ней, чтобы настроить поля книги.

Чтобы напечатать активные листы:

Если в вашей книге несколько листов, то вам придется решить печатать всю книгу или определенные листы. Excel дает возможность напечатать только Активные листы . Лист считается активным, если он выбран.

Чтобы напечатать всю книгу:

Чтобы напечатать выделенный фрагмент, или настроить область печати:

Печать выделенного фрагмента (иногда такую настройку называют область печати ) позволяет вам выбрать для печати определенные ячейки.

* Вам не нужно ждать, пока документ будет готов к печати, чтобы настроить область печати . Вы также можете сделать это заранее на вкладке Разметка страницы . Это приведет к появлению пунктирной линии вокруг выделенного вами фрагмента. Таким образом, вы сможете видеть, какие ячейки попадут на печать, уже во время работы. Чтобы это сделать, просто выделите ячейки, которые хотите напечатать, и выберите команду Область печати на вкладке Разметка страницы .

Чтобы изменить ориентацию страницы:

Измените ориентацию на Книжная , чтобы страница располагалась вертикально, или на Альбомная, чтобы страница располагалась горизонтально. Книжная ориентация полезна, когда нужно поместить на страницу больше строк , а Альбомная - когда больше столбцов .

Чтобы вписать лист на одну страницу:

Чтобы настроить поля на панели предварительного просмотра:

Вам может понадобиться настроить поля на листе, чтобы информация лучше помещалась на странице. Вы можете это сделать на панели предварительного просмотра .

1. Кликните по вкладке Файл.
2. Выберите Печать для доступа к Панели печати .
3. Нажмите на кнопку Показать поля . Появятся поля.
4. Наведите курсор мыши на индикатор поля , он превратится в двойную стрелку .
5. Зажмите левую кнопку мыши и тащите поле в нужное положение.
6. Отпустите кнопку мыши. Поле изменено.