Олег Левяков

«Правильно сформулированная проблема – это наполовину решенная проблема»
Японская пословица

«Конечный продукт руководителя - решения и действия»
Питер Друкер

«Важность принятия решений в менеджменте не ставится под сомнение. Однако в ходе обсуждения основное внимание, как правило, уделяется решению проблем – т.е. получению ответов на возникшие вопросы. Это неверный подход. Одна из самых распространенных причин управленческих ошибок заключается в стремлении найти правильный ответ, а не правильное решение».
Питер Друкер

Тем не менее, между решением проблем и принятием решений лежит четкая граница. Прежде всего, она происходит из того, что в настоящее время понятие «разработка управленческих решений» распадается на две компонентные составляющие: «принятие решений» («decision – making») и «решение проблем» («problem – solving»). Однако сложность правильной идентификации этих понятий (определение той самой четкой границы между ними) привела к тому, что в научной и практической литературе происходит либо отождествление данных терминов, либо их крайнее противопоставление. Соответственно, представляется необходимым разобраться в сложившейся путанице.

Итак, прежде всего, стоит сформулировать саму проблему. «Четкая формулировка проблемы является обязательным условием ее решения... В случае ошибочного определения, ни одно решение не может быть верным и не поможет ни ликвидировать трудности в организации, ни предотвратить их появление вновь» (Перляки И., 1983). Можно выразить данную мысль и по-другому: «правильные решения устраняют проблемы».

Формулировка проблем имеет как объективные, так и субъективные трудности своего понимания.

Субъективной трудностью является отказ от существования проблемы из-за нежелания сталкиваться с самой проблемой, неумения ее правильной идентификации. Кроме того, многие люди ассоциируют термин «проблема» с нечто негативным и пораженческим. Примером такого отношения может служить следующий диалог:

Служащий: Питер, у меня есть одна проблема.
Менеджер: Нет-нет, у тебя есть возможность.
Служащий: Хорошо, у меня есть одна непреодолимая возможность.

Объективной трудностью является многозначность определения термина «проблема». Дело в том, что в настоящее время в научной и учебной литературе имеется очень большое количество трактовок данного понятия, что не способствует улучшению сложившейся ситуации в понимание что есть «проблема».

Приведем примеры.

• Проблема – это ощущаемая трудность. (Дж. Дьюи).
• Проблема – это различие между тем, что вы хотите, и что вы имеете (Э. де Боно).
• Проблема – это отклонение от желаемого стандарта (Кепнер и Трегоу).
• Проблема – это неудовлетворительное состояние дел. (Н. Рысев).
• Проблема возникает тогда, когда человек имеет цель, но не знает, как ее достичь (Dunker, 1945).
• Проблема – главное противоречие в ситуации, разрешение которого приближает ситуацию к поставленной цели (С.Н. Чудновская).
• Двойственное понимание. С одной стороны – проблема понимается как расхождение между действительным и желаемым при неизвестных способах преодоления этого расхождения. С другой стороны – проблема означает расхождение между действительным и потенциально возможным. (О.А. Кулагин, 2001) и т.д.

Общими чертами всех определений являются восприятие проблемы как некоторой трудности, противоречия, которое надо преодолеть, и отсутствие готового варианта решения.

Понятие «решение» также неоднозначно и может рассматриваться как процесс поиска выхода из ситуации (той, которую обозначена как «проблема»), и как результат выбора того или иного способа уладить существующую проблему. Решение как процесс подразумевает наличие временного интервала, в течение которого оно разрабатывается, принимается и реализуется. Решение как результат выбора представляется волевым актом, ориентированным на наличие вариантов решения проблемы, сопредельных целей и мотивов поведения принимающего решение.

Сложность и разноплановость проблем вызывает трудности и в их классифицировании. Дело это чрезвычайно сложное, учитывая неповторимость каждой отдельной ситуации и сопутствующих условий, в которых она возникает, а, следовательно, когда мы горим о классификации проблем, то речь идет именно о характеристиках условий, в которых эта проблема будет решаться. Отсюда следует, что характеристики самой проблемы становятся характеристиками приемов, методов и технологий, используемых в вопросах разрешения проблем. К вопросам классификации проблем ученые подходят по-разному. Ясно одно, что «категории проблем должны фокусироваться не вокруг трудностей, отклонений, неудовлетворенности ЛПР текущим положением дел, а вокруг целей, которые преследует ЛПР». Отклонение от этого принципа может привести к тому, что область поиска возможных решений будет неоправданно заужена, а предлагаемые варианты действий будут приходить в противоречие с целями ЛПР.

Исходя из того, что формулировка проблемы обязательно должна содержать цель (или цели), которую необходимо достичь, рассматриваются три категории проблем:

• Проблемы стабилизации (проблемы естественно возникающих изменений). Возникновение проблем данного типа связано с наличием отклонений от «нормальных параметров» функционирования бизнеса, в то время как поддержание этих «нормальных» параметров вполне соответствовало бы внешним условиям и целям управления.
• Проблемы адаптации (оптимизационные проблемы). Они возникают в ситуациях, когда бизнес функционирует без явных нарушений, однако изменяются требования среды к результатам деятельности.
• Проблемы инновации (проблемы преднамеренных (целенаправленных) изменений). Наличие данного вида проблем связано с необходимостью обеспечить не просто выживание, но и развитие бизнеса за счет создания чего-то совершенно нового, ранее не существовавшего.

Включение цели в формулировку проблемы требует так же четкости и ясности ее определения. И хотя целеполагание не является прерогативой теории принятия управленческих решений, важность формулировки цели неоспорима для обеспечения гарантий адекватности будущего решения в контексте решаемой проблемы.

Добиться такой постановки зачастую бывает и сложно и трудно. В условиях ограниченности времени могут возникать различные искажения формулировок, ведущие к искажению самого процесса разработки и принятия решений.

Прежде всего, довольно часто формулировку цели рассматривают как выбор из двух вариантов («Что мне делать в такой ситуации – выбрать вариант 1 или вариант 2?»), хотя правильно было бы поставить вопрос «Чего бы Вы хотели добиться, принимая данное решение?». Речь идет о разделении вопроса, связанного с решением и цели решения. Подобное искажение возникает из-за многогранности и сложности самих принимаемых решений, ведь с каждым решением связано множество целей, требований, сомнений и разных проблем. Но если все эти моменты включать в формулировку цели, то она станет слишком расплывчатой. Для того чтобы она стала конкретной, формулировка цели должна быть сосредоточена на одном параметре. Но и при этом возможно искажение формулировки за счет того, что цель окажется слишком узкой. Цель должна быть достаточно общей, широкой, чтобы она не ограничивала варианты решений и была связана с видением будущего развития бизнеса. Практической рекомендацией будет использование в формулировках конкретных глаголов действия «достичь, развить, получить, использовать...». Хорошим подспорьем будет начать с вопроса решения «Почему это важно?» и повторять его до тех пор, пока не будет обнаружена цель, отображающая основную причину, по которой имеется заинтересованность в решении. Не следует забывать и о личных целях. Зачастую интересы ЛПР и бизнеса находятся в конфликте или настолько тесно переплетены, что довольно сложно отделить их друг от друга. Тем не менее, при определении основной цели такое разделение крайне необходимо. Лучше всего осуществить согласование личных и бизнес-целей. При невозможности подобного процесса, обычно рекомендуется выбрать что-то одно.

Хорошим подспорьем при работе с проблемами является использование структурированного подхода и его инструментов: диаграмм причинно-следственных связей, концептуальных карт и карт мысли, графа проблем, составление списков и др. инструментов.

Более общим по отношению к понятию «проблема» является понятие «проблемной ситуации», поскольку представляет собой проблему в сочетании с конкретными условиями ее возникновения. Характеристика проблемной ситуации содержит:

• Формулировку проблемы, понимаемой не как симптом, а как источник, причина неудовлетворительного состояния дел. «Проблема» не должна быть следствием других проблем. Например, если известно только, что имеет место «сокращение объемов продаж», то проблема не ясна, поскольку падение продаж является следствием каких-то проблем в дизайне, производстве, маркетинге, во внешней среде фирмы и т.п. В то же время потребность в расширении бизнеса – проблема, т.к. не нуждается в обосновании другими.
• Ожидания ЛПР, под которыми понимаются представления о решении, конкретные в такой степени, что они позволяют оценивать допустимость и сравнивать привлекательность различных вариантов решений. Так, если ЛПР не удовлетворяют текущие объемы продаж, то «ожидания» включают его представления о том, какой объем удовлетворителен в данной ситуации. Такие представления могут отсутствовать.
• Возможные пути решения проблемы, представляющие конкретные варианты действий, которые нужно не придумывать, изобретать и т.д., а лишь оценивать и сравнивать на предмет соответствия ожиданиям. Например, это может быть конкретное предложение по изменению дизайна продукта, направленное на изменение его привлекательности и увеличение продаж. Такие варианты могут быть в наличии, или отсутствовать.

Исходя из условия наличия или отсутствия одного из терминов, проблемная ситуация классифицируется по следующим типам.

Классификация типов проблемной ситуации

Если перед лицом, принимающим решение (ЛПР), возникает задача, тот от него требуется принятие решения. Если перед ним - неопределенные возможности – то от ЛПР требуется решение проблем. Остальные типы проблемной ситуации располагаются в континууме между этими понятиями.

Способ 1. Четко сформулируйте суть задачи.
Как правильно поставленный вопрос можно считать половиной ответа, так и четко сформулированную задачу можно считать наполовину решенной. А когда вы напрягаете свои извилины, чтобы по другому посмотреть а ситуацию, что тревожит вас, переосмыслить ее, и стараетесь все это четко определить, внутри вас возникает новое понимание. А в жизни перед вами открываются новые возможности.

Способ 2. Отстраните себя и посмотрите со стороны.
Очень часто люди ярко и эмоционально реагируют на любые трудности, испытывая страх, злость, обиду и другие сильные негативные чувства. Все это не позволяет правильно увидеть ситуацию, рассмотреть открывающиеся перспективы и оценить их. Представьте себя зрителем в цирке, на арене которого разыгрывается представление по вашей ситуации. Так, со стороны, вы сможете увидеть больше возможностей.

Способ 3. Упростите проблему.
Людям свойственно усложнять вещи и ситуации, искать сложные пути и сложные решения. Легкий путь считается недостойным сильного человека: “лучше в гору я пойду, чем ее я обойду”. На самом деле, жизнь – проста. И чем проще что-то происходит, тем это правильнее и лучше. Самое простое решение чаще всего является самым лучшим.

Способ 4. Сфокусируйтесь на решении.
На чем сфокусируешься, то и притянется в твою жизнь. Фокусировка на трудностях только усугубит ситуацию, увеличит ваше беспокойство. И все вам будет казаться значительно сложнее, чем на самом деле. Если же верить, что решение существует и сосредоточить все внимание на поиске путей решения, то ваша задача всегда будет решена. Наше Подсознание может само найти решение и выдать готовый ответ.

Способ 5. Отыщите нужную информацию.
Часто проблема кажется неподъемной только из-за того, что у человека нет каких-то определенных знаний. Тогда надо внимательно осмотреться и понять, что же вам нужно еще знать или чему еще нужно научиться, чтобы разрешить эту трудность. Если вы не можете ясно сформулировать свою проблему, то данное решение часто является самым лучшим из того, что вы можете сделать.

Способ 6. Найдите эксперта.
Если же получить необходимые знания не предоставляется возможным или поджимают сроки, то лучшим вариантом будет поиск эксперта по данному вопросу. Очень редко перед человеком возникают трудности, с которыми никто еще не сталкивался. Скорее всего, ваша ситуация уже была когда-то кем-то разрешена. И ни один раз. Просто найдите этих людей.

Способ 7. Используйте мозговой штурм.
Мозговой штурм является лучшим способом поиска решений. Хорошо для этого подключить своих друзей или тех же экспертов. Чем больше новых идей будет сгенерировано, тем больше шанс найти верное решение. Ничего не отбрасывайте сразу. Соберите все и хорошо проанализируйте.

— Как быстро найти решение проблемы.

1) Дерево принятия решений.
Инструмент, поддерживающий принятие решений. Чаще всего он применяется при анализе данных и в статистике, но может использоваться и в обычной жизни. Дерево решений имеет «ствол», «ветки» и «листья». Ствол – это проблема, на ветках отображаются ее атрибуты, а на листьях – из значения. Среди достоинств метода следует выделить простоту его понимания и интерпретации, отсутствие необходимости в подготовке данных, возможность работать с интервалами и категориями, возможность оценки при помощи статических тестов, надежность и возможность обрабатывать большие потоки информации без подготовительных процедур.

2) Метод «Колесо».
Позволяет относительно быстро найти решение проблемы и произвести его оценку. Состоит из восьми шагов: сначала во всех деталях описывается проблемная ситуация, затем осуществляется поиск конкретных фактов и устанавливается недостающая информация, после этого проблема формулируется в позитивном ключе. Далее проводится мозговой штурм для создания поля идей для решения проблемы, производится оценка найденных вариантов на реалистичность, продумывается сценарий практического осуществления, составляется подробный план действий. На последнем этапе выполняются действия, после чего оценивается их эффективность.

3) Метод «Три сундука».
Предназначен для еще более быстрого поиска решений проблем. В процессе необходимо наполнить информацией три «сундука». В первый кладутся ответы на вопрос: «Какие негативные последствия ждут нас, если мы пойдем по этому пути?». Для наполнения второго оценивается реальная угроза рисков, содержащихся в первом сундуке. Третий сундук наполняется возможными «противоядиями» от угроз второго сундука, которые находятся методом мозгового штурма. В результате находятся решения, реализуются на практике и оцениваются.

4) Метод последовательных приближений.
По сути, это метод проб и ошибок. Предпочтительно применять его тогда, когда мало информации по проблеме. Суть состоит в том, что последовательно выдвигаются и рассматриваются варианты решений. Неудачные идеи отбрасываются, а вместо них предлагаются новые, и опять проверяются. Никаких особых правил для поиска и оценки здесь нет – все решается субъективно, а эффективность метода зависит от того, насколько разбираются в вопросе люди (или человек), решающие проблему. При использовании метода важно учитывать элемент случайности.

5) Матрица идей Буша.
Это метод анализа проблемных ситуаций и определения поля поиска решений. Чтобы его реализовать, нужно построить матрицу двусторонних отношений, для чего нужно ответить на вопросы: «Что?», «Кто?», «Где?», «Как?», «Зачем?», «Чем?» и «Когда?». Отвечая на них, человек получает всю информацию о проблеме. Если же вопросы скомбинировать, можно получить большую эвристическую подсказку для решения.

6)
Популярнейший инструмент поиска решений, применяемый обычными людьми и специалистами по всему миру. Смысл матрицы в том, чтобы научить человека оптимально распределять нагрузку, отличать важное и срочное, сокращать время на бессмысленные занятия. Матрица представляет собой четыре квадранта с двумя осями – важностью и срочностью. В каждый из них заносятся дела и задачи, и в результате человек получает объективную картину приоритетных задач.

7) Квадрат Декарта.
Очень простая техника принятия решений, на применение которой уходит совсем немного времени. Техника помогает выявить основные критерии выбора и дать оценку последствиям принимаемых решений. Для использования техники нужно нарисовать квадрат и разделить его на четыре части. В каждой части пишется вопрос: «Что будет, если это случится?», «Что будет, если этого не случится?», «Чего не будет, если это случится?» и «Чего не будет, если это не случится?». Эти вопросы являются пунктами наблюдения за проблемой. Именно с этих позиций и нужно ее рассматривать. Ответив на все вопросы, человек получает объективную картину положения дел и возможность оценить перспективы.

— Все получится, если…

1) Собрать достаточно информации о сути проблемы;

2) Проанализировать информацию;

3) Выработать как можно больше вариантов решения проблемы;

4) Правильно сопоставить ваши варианты относительно стоимости, доступности и времени;

5) Взвесить все «за» и «против»;

6) Обдумать все возможности и вероятность успеха;

7) Быть уверенным в том, что это и есть решение проблемы.

Также читайте статью « «

Материал подготовлен Дилярой специально для сайт

Видео:

Совет 1: Не спрашивайте «Смогу ли…», спрашивайте «Как?» и «Что?»
Многие люди, сталкиваясь со сложностями, спрашивают себя:

смогу ли я это сделать?
возможно ли вообще это сделать?
а не станет ли еще хуже, если я попытаюсь что-то изменить?
Эти мысли можно понять. Чем тяжелее задача и чем угрожающе проблема, тем сильнее сомнение. Мы не уверены в себе, хватит ли нам сил и способностей в решении данной проблемы.
В принципе, размышление о пределах собственных возможностей – это не плохо. Только когда дело доходит до момента, когда надо начинать действовать, активность таких людей почему-то замедляется или они просто опускают руки, пока проблема не станет сложной, какой на самом деле не являлась.

Попробуйте подойти к проблеме с другой стороны. Не с той, которая вызывает у вас чувство, что вы стоите перед непреодолимой стеной, а с той, которая открывает двери для различных возможностей решения конкретной проблемы. Лучше спросите себя:

как мне лучше поступить?
что бы мне сделать, чтобы решить проблему?
что мне конкретно нужно для решения проблемы?
кто или что мне может помочь?
что может быть первым шагом в решении проблемы?
Хотя вопросы такого характера и не решают самой проблемы, но вы все же двигаетесь в нужном направлении. И если вы будете больше думать о возможных путях решения, чем о пределах ваших возможностей, это даст вам силы и пробудит чувство, что вы сами можете построить и организовать собственную жизнь.
Если вы постоянно будете заменять мысль «Смогу ли…» на «Как?» и «Что?», у вас появится хорошая исходная база для активного решения проблем.

Совет 2: Научитесь находить в ваших проблемах положительные стороны.
Если мы имеем какую-то проблему, то мы наверняка хотели бы лучше всего отложить ее на другой день или совсем про нее забыть. Мы рассматриваем проблемы как надоедливые и хотим просто от них избавляться, как от мусора. При этом мы забываем одну вещь: каждая проблема постоянно дает нам возможности, расти как личность и учиться этому.

Соответственно полезным шагом для решения проблем является расценивание их как учебные задачи и стремление научиться любить и решать эти задачи. Наверно, это даже менее теоретически, чем звучит – так как фактически каждый человек совершает это в определенных сферах деятельности.

Тот, например, кто начинает изучать какой-либо вид спорта или музыкальный инструмент, сразу сталкивается с большими трудностями. Люди, которые смотрят на еще недостигнутую цель, вступают в конфликт с собой и своими способностями. Они недовольны тем, что они не так хороши, они тратят много энергии на самокритику. При этом у них быстро проходит увлечение и они сдаются.

По-другому у тех, кто любит свое дело и пытается эту любовь расширить. Несмотря на некоторые неудачи и ошибки, они все же наслаждаются учебой и тем самым находят силы для дальнейшей борьбы.

Для очередных решений проблем, которые кажутся вам очень сложными, вам может помочь следующая постановка вопросов:

Что положительного в этой проблеме (для меня или других)?
Чему я научусь из этой проблемы (задачи)?
Какой опыт я получу, который не получил бы без решения этой проблемы?
Насколько расширится мой кругозор и мои способности при решении этой проблемы?

Совет 3: Если поймете суть проблемы, вы решите ее уже наполовину
Многие люди, не разобравшись с проблемой, часто выбирают неправильные пути ее решения. В итоге эти пути приводят в тупик, так как они совершенно не подходили к возникшей проблеме.
Допустим, у вас конфликт с коллегой по работе. Вы спрашиваете себя, в чем же собственно проблема и приходите к предположению, что ваш коллега завидует вам, потому что вы получаете больше денег за ту же работу. И какие бы вы меры не приняли, они не привели бы к решению конфликта, так как ненависть в этом случае – не проблема, а следствие.

И действительно, в реалити нелегко понять суть проблемы. Мы охотно забываем, что проблемы имеют почти всегда несколько причин и факторов. Конечно, было бы намного проще, если бы мы имели дело с недвусмысленной причина-следствием. Как правило, проблема является системой, включающей в себя различные факторы и действия.

Поэтому постарайтесь запомнить, что большинство вещей намного сложнее, чем вы их оцениваете. Это полезная мысль, которая оберегает от поспешных и необдуманных решений.

Итак, попытайтесь удержаться от мысли, что вы точно уже знаете, в чем суть проблемы. Еще раз начните с самого начала, почувствуйте проблему, взгляните на нее с разных точек зрения, анализируя ее таким образом:

так бы я описал проблему:
о чем кроме этого еще может идти речь:
а если еще подумать, можно придти к тому…
кто и что задействован(о) в проблеме…
что еще могло бы оказать влияние…
что до этого уже было сделано, чтобы решить проблему, и к чему это привело…

Совет 4: Будьте открыты для различных возможностей
Этот совет во многом связан с советом №3. Если вы допускаете, что проблемы сложнее, чем кажутся на первый взгляд, становится легче понять, что, как правило, к решению проблемы ведет не одно единственное решение – и однозначно не первое, которое вам пришло в голову.
Стремление поскорее найти подходящее решение к проблеме понятно. Но оно так же быстро приводит к зацикливанию на одном возможном пути решения. В некоторых случаях это может привести в никуда и усилить проблему. Часто случалось и такое, что люди были настолько сконцентрированы на выбранном пути решения, что даже не замечали, что проблема была уже выполнена на промежуточном этапе.

вы обдумываете проблему намного интенсивнее;
вы не забегаете слишком далеко в одном направлении, а остаетесь мысленно гибким;
практически у вас в наличии различные возможности, и вы не будете сомневаться, если выбранный путь приведет к успеху.
Итак, не закрывайте себя для других путей решения. Используйте креативные методы для изобретения различных идей. Записывайте все свои идее, и даже те, которые кажутся вам сумасшедшими – кто знает, возможно, именно в них и кроется решение проблемы.

Совет 5: Смелость думать креативно
Этот совет уже частично употреблен в совете №4, но он настолько важен, что должен быть специально вынесен в отдельный вопрос.
Итак, «думать креативно» значит приходить к неординарным идеям, к идеям, которые часто не понимаются или не принимаются другими, а также иметь смелость на сумасшедшие идеи и развивать кажущиеся ложные пути.

За один день научиться этому нельзя, но все же есть ряд вспомогательных средств, благодаря которым вы можете начать развивать в себе это качество, например:

Спрашивайте людей, которые вообще не имеют представления о вашей проблеме, об их идеях. Часто даже наивные и простоватые люди приходят к гениальным мыслям, к которым мы сами не смогли прийти из-за каких-то сложившихся представлений.
Просто поверните вашу проблему. И спросите вместо «Что мне сделать, чтобы взаимоотношения стали лучше?» - «Что мне сделать, чтобы взаимоотношения стали хуже?». Благодаря этому вы видите проблемы в новом свете. Хоть это и звучит сумасшествием, но именно таким путем люди часто приходят к идеям, которые не смогли найти в первом вопросе.
Дайте волю вашим фантазиям и ассоциациям. По-разному формулируйте проблему. Откройте словарь или лексикон на любой странице и случайно выберите какой-нибудь термин. Не важно, имеет ли отношение этот термин к вашей проблеме. Записывайте все все ассоциации связи этого термина и вашей проблемы.
Обратите, пожалуйста, внимание: необходима тренировка, чтобы прийти к совершенно новой мысли. Не ожидайте от себя сразу слишком многого, а просто открыто и любопытно изучайте этот вид мышления. И все получится!